PDCAで恥をかかないための最低限の知識
冒頭にクイズです。
PDCAって誰が考えたんですか？
PDCAとは、
Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善）
4 段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善することです。
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その部門別損益 役立っていますか？
年間売上3億円を超えると銀行から部門別損益の提出が求められることがあります。
部門別損益 経営意思決定に役立ってますか？
部門別損益が経営の意思決定に役立てばいいんです。
社会人向けのキャリアアップ講座を開催している会社を例に取りましょう。
年間売上高10億円台前半の会社です。
課題：
(1)講座内容に方針はなく行き当たりばったりの経営
(2)集客出来そうな講座を企画
(3)担当者が上司の決裁なく勝手に作成して受講者募集。
(4)募集講座ごとにかける広告宣伝費もバラバラ。
どの講座にどのくらいの広告宣伝費をかけたのか不明。
(5)どの講座がどの程度利益が出たのか誰も検証してない
また、検証できる体制になってない。つまり、PDCAができてない
よくある部門別損益は下の図の通りです。
色付きの部分が金額が大きい箇所です。
これでも悪くはありません。
上図から読み取れることの一例です
(1)営業系講座からは撤退した方が良いかもしれない
(2)もしかしたら営業系講座は、広告費をかければ収益源となるかもしれません。
たとえば、地域別損益で見ることが必要かもしれません。
大阪では儲かってないですね。
テコ入れするか、撤退を検討した方が良いです。
もちろんなぜ大阪では利益が出てないのか、原因を探る必要はあります。
原因例：
(1)大阪の気質にあってない講座を開催している
(2)営業が弱い
(3)そもそも大阪には自社のニーズがない
営業担当者別の売上でみるとどうでしょうか?
Aさんの営業方法にヒントがあるかもしれませんね。
BさんがAさんの仕事の方法を学習すれば、Bさんの成績があがり、
会社全体の利益になる可能性も十分にあります。
まとめ
【提案】
①原価管理・部門別管理会計の導入
②効果測定実施体制の構築
③コンビニ化(品質管理)。企画から募集、受講者アンケートまでの流れをコンビニ化・一定のルールを設ける。
つまり誰がやっても管理できる体制の構築。
④マーケティングの提案。企画のバクチ化を廃止する。
社会のニーズを把握し、安定して集客できる体制の構築(外部マーケティング会社を紹介)。
社長も何となく原因と改善策を理解してました。
社内でも改革した方が良いという空気がありました。
でも、私のような外部専門家からの提案がないと改革が進まないこともあります。
もちろん、自社で解決できることは自社で解決した方が良いに決まってます。
提案内容は理解しても、全てを短期間では実現できません。
まず事実(ファクト)を確認できる体制構築を勧めます。
幸い売上管理システムに、従業員別、地域別、講座別の売上データがすでにありましたので、
データは手元にあります。
excelのpivot(ピボット)テーブルを利用してデータを作りました。
今は、従業員別、地域別、講座別という切り口で売上データを見てますが、違う切り口でみた方が良い可能性もあります。
例えばも受講生の年齢別や男女比など、違う切り口ならもっと会社の業績を良くするためのデータがあるのではないか。
この点はPDCAを回すか、仮説を立てて、検証していくしか無いですね。
会計から会社の業績を伸ばすお手伝いはこのように地道な作業なんです。
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領収書の記帳を”ほぼ”自動化する方法
領収書の入力を自動化できたら便利
領収書の整理や入力が、かなり面倒と感じている自営業や税理士は多いと思います。
税務署への申告期限が近くなり、あわてて領収書データを入力している。
そんな姿が目に浮かびます。
楽に申告書を作成できたらと考える人が多いはずです。
そんな人達の悩みを解決するサービスが「トッテオクール」です。
その名のとおり、
領収書を「撮って送る」だけで、データ入力を代行してくれます。
こんなトッテオクールさんと打合せしてきました。
今までは個人事業主様をターゲットとしていました。
今回は、会計事務所向けのサービスも提供してくれます。
お客様の領収書などの記帳代行作業をしている税理士事務所は少なからず存在します。
2人で入力して内容を照合するため、誤りが少ないです。
また使えば使うほど、勘定科目の正確性が増します。
入力した内容はcsvデータ(Excel)で入手可能。
csvをTKCや弥生会計、freee(フリー)などの会計ソフトに取り込めば、
領収書を会計ソフトへの入力する手間が省けます。
私はExcelのマクロを使って、会計ソフトへ取り込んでます。
クラウド型会計ソフトfreee(フリー)は、預金の入出金やクレジットカードも自動取込可能です。
どうしても現金での出費は、手入力せざるを得なく、freeeでは限界がありました。
トッテオクールのデータをfreee(フリー)にアップロードすれば、記帳の全自動も夢ではありません。
(勘定科目の確認と消費税の確認は現実的には必要)
つまり、トッテオクールとfreee(フリー)を使えば”ほぼ”全自動
決算書まで作れてしまいます。
トッテオクールについて詳しく知りたい方は、こんなイベントもあります。
参加資格はトッテオクールに興味のある人です。
よければ遊びにきてくださいね。
【参考】私がトッテオクールを取材した時の記事です。
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2013年12月10日 | コメントは受け付けていません。 |
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